Verpflegungsmehraufwand ausland versteuern

Typische Beispiele sind:

  • Dienstreisen zu Kunden, Lieferanten oder anderen Firmenstandorten
  • Montageeinsätze auf Baustellen
  • Seminare, Messen oder Tagungen außerhalb des regulären Arbeitsplatzes
  • Wechselnde Einsatzorte bei Handwerker:innen, Außendienstmitarbeitenden oder Berater:innen

Wer lediglich den Arbeitsplatz innerhalb des eigenen Betriebs wechselt oder eine Filiale in derselben Stadt besucht, hat in der Regel keinen Anspruch auf Verpflegungspauschalen.

Diese prüfen die Angaben und geben sie frei. Typische Beispiele sind:

  • Frühstück im Hotel
  • Mittagessen im Rahmen eines Workshops
  • Abendessen auf Einladung eines Kunden

Damit es nicht zu einer doppelten Begünstigung kommt, müssen Sie die Pauschale kürzen.

Entscheidend ist auch die Abwesenheitsdauer.

Nach mehreren Anpassungen im Gesetzgebungsverfahren ist diese Erhöhung jedoch vom Tisch. Die Antwort lautet: Die Abwesenheit beginnt mit dem Verlassen der Wohnung oder des regelmäßigen Arbeitsortes. Alternativ können Mitarbeitende sie in der Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen, wenn der Arbeitgebende nichts oder nur einen Teil erstattet.

Wichtig: Verpflegungsmehraufwand ist immer an eine beruflich veranlasste Reise gekoppelt und ersetzt nicht die normale Verpflegung im Alltag.

Verpflegungspauschalen 2025 im Inland

Für Reisen innerhalb Deutschlands gelten auch 2025 unverändert die bekannten Pauschalen:

  • 14 Euro bei einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden und bei An- und Abreisetagen einer mehrtägigen Reise
  • 28 Euro bei einer Abwesenheit von 24 Stunden

Damit setzen sich die Sätze fort, die seit 2020 gelten.

Länder mit hohen Kosten haben entsprechend höhere Sätze.

Einige Beispiele machen die Spannweite deutlich:

  • Schweiz: höherer Tagessatz, weil die Lebenshaltungskosten über dem deutschen Niveau liegen
  • Spanien: niedrigerer Tagessatz als in der Schweiz

Zusätzlich gilt: Für Metropolen gibt es oft einen eigenen Eintrag.

von 6:00 bis 6:00 am Folgetag)

  • Vollständige Zwischentage bei mehrtägigen Reisen (also nicht An- oder Abreisetag)

    • Wer hat Anspruch auf die Verpflegungspauschale?

    Anspruch haben Mitarbeitende, die:

    • Ihre erste Tätigkeitsstätte verlassen,
    • beruflich unterwegs sind und
    • mindestens 8 Stunden abwesend sind oder an An-/Abreisetagen einer mehrtägigen Reise teilnehmen.

    Wann muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden?

    Wenn der Arbeitgeber oder ein Dritter Mahlzeiten zur Verfügung stellt, ist eine Kürzung vorgeschrieben:

    • Frühstück: 20 % = 5,60 €
    • Mittagessen: 40 % = 11,20 €
    • Abendessen: 40 % = 11,20 €

    Die Kürzung basiert immer auf dem vollen Tagessatz (28 €) – auch, wenn nur 14 € gezahlt würden.